Assistant (e) de direction

L’assistant (e) de direction est hiérarchiquement rattachée à la Directrice Générale

NOUVELLE MATMATA 

 Missions :

L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante.

Recueille, traite et facilite la circulation de l’information, Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Il (elle) prend en charge, l’organisation matérielle et logistique des réunions et des missions ayant un lien avec les prestataires internes et externes divers fournisseurs clients invités etc…

1. Gestion administrative : Elle consiste à

· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

- Bonne connaissance de système d'information ERP surtout SAGE X3.

· Assurer les prises de rendez-vous

· Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques

· Suivre la circulation des parapheurs

· Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser

· Traiter et diffuser des informations internes et externes

· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

· Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

· Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions

· Prendre en charge des aspects logistiques de la (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)

· Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

· Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative

· Classer, pré-archiver les documents

· Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative

· Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections

· Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l’association Clinamen, …) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

· Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions

· Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations

· Vérifier la régularité des réunions : quorum ….

· Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT …), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés.

· Suivre le prestataire de prise de notes Connaissances :

Profil Type recherché

· Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.

· Maîtrise les langues ( anglais, Français et arabe) en orale et écrite. MAIS SURTOUT LA LANGUE ANGLAIS.

· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

· Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

· Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale Anglais Français

·Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail

· Sens des priorités

· Sens de l'organisation

· Capacité à prendre des initiatives

· Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique

· Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence

· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs responsables

· Discrétion absolue

· Très bon sens relationnel. Calme

· Autonome. Accueillante. Capacité d’anticipation. Force de proposition. Sens de l'écoute .